VOLVER A: LICENCIAS Y TRÁMITES
COORDINACIÓN DE SISTEMAS: TRÁMITE INTERNO.
ÁREAS: SOPORTE AL USUARIO, ANÁLISIS Y GDE.
OBJETIVO: Formalizar en GDE la aceptación del Convenio de Confidencialidad y Compromiso de Uso Responsable de la Información, requisito obligatorio para obtener el Rol Administrador y el Rol Soporte al Usuario del sistema GEI. Lo inicia el propio agente al incorporarse a la Coordinación de Sistemas y se realiza una sola vez: el convenio no se renueva.
¶ REFERENCIAS
| SISTEMAS | |
|---|---|
| [GDE] | GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (módulos GEDO y CCOO) |
| [GEI] | GESTIÓN EDUCATIVA INTEGRAL (sistema donde se habilita el rol) |
| ROLES | |
|---|---|
| [GDE] | AGENTE SOLICITANTE: usuario GDE propio. Produce la nota, la firma en primer lugar y es su destinatario. |
| [GDE] | RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN: CFEDERICI (Claudia Federici). Recibe copia, firma en segundo lugar y da conformidad. |
| [GDE] | ALTA DEL ROL: MACASTANEDA y PAGIMENEZ. Reciben copia de la nota firmada y ejecutan el alta en GEI. |
| [GEI] | ROL ADMINISTRADOR: rol que queda habilitado al finalizar el trámite. |
| [GEI] | ROL SOPORTE AL USUARIO: rol que queda habilitado al finalizar el trámite. |
| DOCUMENTOS | |
|---|---|
| Descargar Convenio de Confidencialidad – Rol Administrador (PDF) | |
| Descargar Convenio de Confidencialidad – Rol Soporte al Usuario (PDF) | |
| NOFC: Nota de Firma Conjunta (tipo de documento GEDO con el que se formaliza la aceptación). |
¶ ETAPA I - REQUISITOS PREVIOS
SISTEMA: [GDE]
ROL: AGENTE DE LA COORDINACIÓN DE SISTEMAS (recién incorporado).
Antes de poder generar la nota en GDE, el agente que se incorpora a la oficina necesita cumplir estos requisitos en este orden:
Paso 1: Correo institucional @mendoza.gov.ar. El convenio exige operar con una cuenta institucional de la DGE (.gov.ar / .edu.ar) y el usuario GDE se gestiona con ella. La solicitud del correo no la hace el agente: la gestiona el Jefe o Autoridad responsable del área, en forma presencial o por GDE, según el instructivo de la sección Correo electrónico oficial – Solicitudes a Análisis.
Paso 2: Usuario GDE. Con el correo institucional activo, se solicita el usuario de GDE siguiendo el instructivo Solicitud de usuario y roles en GDE.
Paso 3: Acceso a GDE. Ingresar a GDE – Acceso al sistema con el usuario y la clave recibidos. Se abre el Escritorio Único (EU), desde donde se accede a todos los módulos de GDE.
Paso 4: Desde el Escritorio Único, ingresar al módulo GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales), que es donde se produce y firma la nota.
NOTA: todos los pasos de las etapas siguientes se realizan con el usuario GDE propio del agente. No se debe utilizar el usuario de otra persona.
¶ ETAPA II - DESCARGA Y COMPLETADO DEL CONVENIO
SISTEMA: [PDF] (fuera de GDE, en la PC del agente)
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: Descargar el convenio para el rol a solicitar desde los siguientes enlaces y guardarlo en la PC:
- Descargar Convenio de Confidencialidad – Rol Administrador (PDF).
- Descargar Convenio de Confidencialidad – Rol Soporte al Usuario (PDF).
Paso 2: Leer el convenio completo (4 páginas), incluido el Anexo I, antes de completar nada. Al firmar la nota en GDE se acepta la totalidad de su contenido:
IMPORTANTE: QUÉ ACEPTA EL AGENTE AL FIRMAR ESTE CONVENIO
Se firma una sola vez y no se renueva. La obligación de confidencialidad y el deber de secreto subsisten sin límite temporal, incluso después de dejar la oficina o la DGE (Cláusula Octava).
Información confidencial: todo lo que se ve o gestiona en GEI y en los demás sistemas de la Coordinación: legajos y datos de escuelas, docentes, celadores, administrativos, alumnos/as, padres, madres y tutores; datos de salud (licencias, aptitud psicofísica), que son datos sensibles; datos de familiares; liquidaciones de haberes; credenciales, configuraciones y estructuras de datos (Cláusulas Primera y Tercera).
Obligaciones (Cláusula Cuarta): acceder solo a lo estrictamente necesario para la función (mínimo privilegio); usar la información únicamente para fines institucionales; no divulgarla ni compartirla; no extraer, copiar, descargar, exportar, fotografiar ni capturar en pantalla información sin autorización expresa; custodiar las credenciales, no compartir usuario ni contraseña y bloquear la sesión al ausentarse; guardar secreto de todo asunto del servicio.
Entrega de información (Cláusula Quinta): solo por canal formal (expediente GDE, nota oficial o correo institucional), con autorización previa del responsable y registro de qué se entregó, a quién, cuándo, para qué y con qué autorización. Están prohibidos los pedidos verbales o por mensajería personal. Entregar información sin ese respaldo hace personal y directamente responsable al agente.
Cuentas institucionales (Cláusula Sexta): toda gestión se hace exclusivamente con cuentas .gov.ar / .edu.ar. Queda prohibido usar correos personales (Gmail, Yahoo, Outlook/Hotmail, etc.), nubes o dispositivos no institucionales. El Rol Administrador queda condicionado a tener una cuenta institucional vigente.
Consecuencias del incumplimiento (Cláusula Séptima), en forma concurrente: responsabilidad penal (arts. 153 bis, 156, 157 y 157 bis del Código Penal: prisión de 15 días a 2 años e inhabilitación especial de 1 a 4 años); sanciones administrativas de la Agencia de Acceso a la Información Pública (art. 31, Ley 25.326); responsabilidad civil por daños y perjuicios (Código Civil y Comercial); y responsabilidad disciplinaria (Decreto-Ley 560/73: apercibimiento, suspensión, cesantía o exoneración; falta grave según Ley 8993; sanciones del art. 8 de la Ley 9599).
Cese, incidentes y capacitación (Cláusula Novena): devolver o eliminar de forma segura toda información al dejar la función; notificar de inmediato a la Coordinación cualquier incidente, acceso indebido o fuga de datos; realizar las capacitaciones periódicas que disponga la DGE como condición para mantener el rol.NORMATIVA QUE RIGE EL CONVENIO (Cláusula Segunda y Anexo I):
Ley Nacional N° 25.326 de Protección de Datos Personales y Decreto N° 1558/2001.
Código Penal de la Nación, texto según Ley N° 26.388 de Delitos Informáticos.
Ley Nacional N° 26.061 de Protección Integral de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes.
Ley Nacional N° 27.275 de Acceso a la Información Pública.
Código Civil y Comercial de la Nación.
Ley Provincial N° 9599 – Sistema de Gestión Educativa Integral (GEI).
Decreto-Ley N° 560/73 – Estatuto del Empleado Público de Mendoza.
Ley Provincial N° 8993 de Ética Pública.
Ley Provincial N° 9003 de Procedimiento Administrativo.
Paso 3: Abrir el PDF con un lector que permita completar formularios (Adobe Acrobat Reader o el propio navegador) y completar los campos editables del apartado ACEPTACIÓN Y DATOS DEL FIRMANTE (ROL ADMINISTRADOR o SOPORTE AL USUARIO), en la página 3:
Apellido/s y Nombre/s.
DNI N°.
Cargo y área (por ejemplo: Analista – Coordinación de Sistemas, Análisis).
Cuenta institucional (.gov.ar / .edu.ar): obligatoriamente la cuenta institucional de la DGE, nunca un correo personal.
Teléfono / interno laboral.
Lugar y fecha.
Firma y aclaración: escribir únicamente la aclaración (apellido y nombre). No firmar.
Paso 4: Guardar el PDF completo (las 4 páginas, con los datos cargados) con un nombre identificable, por ejemplo: Convenio_Rol_Administrador_APELLIDO_Nombre.pdf. Volver a abrirlo para verificar que los datos quedaron guardados.
IMPORTANTE: NO firmar el PDF ni insertar imágenes de firma. El convenio se embebe en la nota de GDE y, al firmar la nota con certificado, queda firmado digitalmente por el agente y por la Responsable de la Coordinación.
¶ ETAPA III - INICIO DEL DOCUMENTO EN GEDO
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: En GEDO, solapa Mis Tareas → Buzón de Tareas Pendientes → presionar Inicio de Documento.
Paso 2: En la ventana Iniciar Producción de Documento, en el campo Documento Electrónico escribir NOFC y seleccionarlo en la lista. En Descripción del tipo de documento debe leerse Nota de Firma Conjunta.
Paso 3: Presionar Producirlo yo mismo (no utilizar "Enviar a Producir").
Paso 4: Aparece el mensaje de Confirmación: "El documento exige firma conjunta, la lista de firmantes no ha sido completada y en caso de continuar deberá ser cargada antes de enviar a firmar el documento. ¿Desea continuar?". Presionar Sí. La lista de firmantes se carga en la etapa siguiente.
¶ ETAPA IV - PRODUCCIÓN DE LA NOTA
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Se abre la ventana Producir documento. Completar los siguientes elementos en orden:
Paso 1: Referencia: completar exactamente con este formato, reemplazando los datos propios:
ACEPTACIÓN ROL ADMINISTRADOR DE SISTEMA GEI: APELLIDO, Nombres (Nº de CUIL)
ACEPTACIÓN ROL SOPORTE AL USUARIO DE SISTEMA GEI: APELLIDO, Nombres (Nº de CUIL)
Ejemplo: ACEPTACIÓN ROL ADMINISTRADOR DE SISTEMA GEI: PÉREZ, Juan Gilberto (20-12345678-9).
Ejemplo: ACEPTACIÓN ROL SOPORTE AL USUARIO DE SISTEMA GEI: PÉREZ, Juan Gilberto (20-12345678-9).
Paso 2: Cuerpo de la nota: en el editor de texto de la solapa Producción, copiar y pegar sin modificar el siguiente texto:
TEXTO DE ACEPTACIÓN para Rol Administrador (copiar y pegar en el cuerpo de la nota):
Por la presente declaro haber leído y comprendido íntegramente el Convenio de Confidencialidad y Compromiso de Uso Responsable de la Información – Usuarios con Rol Administrador del Sistema de Gestión Educativa Integral (GEI), incluido su Anexo I, cuyo ejemplar completo se acompaña como archivo embebido. En consecuencia, acepto la totalidad de los términos, cláusulas y normas en él especificados, y asumo la responsabilidad y el alcance de las obligaciones que de él se derivan.
TEXTO DE ACEPTACIÓN para Rol Soporte al Usuario (copiar y pegar en el cuerpo de la nota):
Por la presente declaro haber leído y comprendido íntegramente el Convenio de Confidencialidad y Compromiso de Uso Responsable de la Información – Usuarios con Rol Soporte al Usuario del Sistema de Gestión Educativa Integral (GEI), incluido su Anexo I, cuyo ejemplar completo se acompaña como archivo embebido. En consecuencia, acepto la totalidad de los términos, cláusulas y normas en él especificados, y asumo la responsabilidad y el alcance de las obligaciones que de él se derivan.
Paso 3: Archivo embebido: ir a la solapa Archivos Embebidos, seleccionar archivo y elegir el PDF del convenio completo guardado en la Etapa II. Verificar que quede listado.
IMPORTANTE: el convenio debe cargarse en Archivos Embebidos, no en "Archivos de Trabajo". Solo los archivos embebidos forman parte del documento oficial que se firma; un archivo de trabajo no queda firmado ni integra la nota.
Paso 4: Destinatarios: presionar Destinatarios. En la ventana Definir Destinatarios cargar:
Destinatario: el propio usuario del agente (uno mismo).
Copia: CFEDERICI, MACASTANEDA y PAGIMENEZ, agregando cada usuario con el ícono .
Presionar Aceptar.
NOTA: el agente se coloca como destinatario para recibir la nota firmada en su propia bandeja. Las copias son obligatorias: CFEDERICI firma y da conformidad, y MACASTANEDA / PAGIMENEZ ejecutan el alta del Rol Administrador o Rol Soporte al Usuario en GEI a partir de la nota firmada.
Paso 5: Firmantes: presionar Modificar Lista Firmantes. En la ventana Firma Conjunta, en el campo Usuario escribir y seleccionar el propio usuario y presionar Agregar.
Paso 6: Aparece el mensaje: "El usuario firmante seleccionado no tiene definido un usuario revisor de documentos de firma conjunta en su perfil de Escritorio Único...". Presionar No.
IMPORTANTE: siempre que aparezca el mensaje de usuario revisor, responder NO. Este trámite no lleva revisor. El mensaje se repite al agregar cada firmante y al enviar a firmar.
Paso 7: Agregar el segundo firmante: escribir Claudia Federici (CFEDERICI - DTI#DGE), presionar Agregar y responder No al mensaje de revisor. La lista debe quedar con dos firmantes en este orden: primero el agente, segundo Claudia Federici. Presionar Guardar.
NOTA: GEDO informa que la repartición del último firmante es la que numera el documento. Es correcto: la nota recibirá su número al firmar Claudia Federici.
Paso 8: Tildar la casilla "Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme", para recibir un correo cuando la nota quede firmada.
Paso 9: Presionar Previsualizar Documento y verificar: la referencia, el texto de aceptación y que el convenio embebido esté incluido.
Paso 10: Presionar Enviar a Firmar. Vuelve a aparecer el mensaje de usuario revisor: responder No. Luego se informa "El proceso de firma del documento se ha iniciado correctamente": presionar OK.
¶ ETAPA V - FIRMA DEL AGENTE
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: En GEDO, solapa Mis Tareas → Buzón de Tareas Pendientes, aparece la tarea Firmar Documento con la referencia de la nota y tipo de documento Nota Firma Conjunta. En la columna Acciones, presionar la flecha (Ejecutar).
Paso 2: En la ventana Firma De Documento se muestra la vista previa de la nota. Verificar que sea la correcta y presionar Firmar con Certificado. Dejar vacíos los campos Usuario Revisor y Mensaje para revisión.
IMPORTANTE: se firma únicamente con "Firmar con Certificado". No corresponde "Firmar con Token USB" ni "Enviar a Revisar". Al firmar, el agente acepta formalmente el convenio embebido con todos los alcances detallados en la Etapa II.
Paso 3: Firmada por el agente, la nota pasa automáticamente a la bandeja de firma de Claudia Federici. La tarea desaparece del buzón del agente y no hay nada más que hacer hasta la conformidad.
¶ ETAPA VI - CONFORMIDAD Y RECEPCIÓN
SISTEMA: [GDE] – Módulos GEDO y CCOO.
ROL: RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN (CFEDERICI) y AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: Claudia Federici firma la nota, dando conformidad al convenio. Con la segunda firma, el documento adquiere su número oficial GDE y queda firmado digitalmente por ambas partes, con el convenio embebido.
Paso 2: La nota firmada se remite automáticamente: el agente, como destinatario, la recibe en la Bandeja CO del módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO), y las copias llegan a CFEDERICI, MACASTANEDA y PAGIMENEZ.
Paso 3: Si se tildó la casilla de aviso en la Etapa IV, el agente recibe además un correo electrónico informando que el documento fue firmado.
Paso 4: Con la nota firmada recibida en copia, la Coordinación de Sistemas ejecuta el alta del Rol Administrador en GEI. No es necesario iniciar ninguna otra solicitud.
RESULTADO DEL TRÁMITE
Convenio de Confidencialidad aceptado y firmado digitalmente (nota + archivo embebido).
Documento con número oficial GDE, disponible en la Bandeja CO del agente.
Rol Administrador o Soporte al Usuario habilitado en GEI por la Coordinación de Sistemas.
Trámite realizado una única vez; la obligación de confidencialidad permanece vigente sin límite temporal.