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COORDINACIÓN DE SISTEMAS: TRÁMITE INTERNO.
PERSONAL DE LA COORDINACIÓN DE SISTEMAS (SOPORTE AL USUARIO, ANÁLISIS Y GDE).
OBJETIVO: Registrar en GDE la autorización de una tardanza o la compensación por cambio de días u horarios del personal de la Coordinación de Sistemas, mediante un documento NIFC1 con firma conjunta del agente y de la Responsable de la oficina, que se remite a la encargada de licencias para su registro.
¶ REFERENCIAS
| SISTEMAS | |
|---|---|
| [GDE] | GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (módulos GEDO y CCOO) |
| ROLES | |
|---|---|
| [GDE] | AGENTE SOLICITANTE: usuario GDE propio. Completa el formulario, produce el documento, firma en primer lugar y va en copia. |
| [GDE] | RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN: CFEDERICI (Claudia Federici). Acuerda y autoriza el cambio, recibe copia y firma en segundo lugar como Autoridad Responsable. |
| [GDE] | ENCARGADA DE LICENCIAS: MEMANZANO (Marcela Manzano). Destinataria del documento firmado. |
| DOCUMENTOS | |
|---|---|
| Descargar Formulario de Autorización por Tardanzas o Compensación (PDF completable) | |
| NIFC1: Nota Importada con Firma Conjunta - Comunicable. |
¶ ETAPA I - REQUISITOS PREVIOS Y ACUERDO CON LA RESPONSABLE
SISTEMA: [GDE]
ROL: AGENTE SOLICITANTE (personal de la Coordinación de Sistemas).
Paso 1: Usuario GDE. El agente debe contar con usuario propio de GDE, gestionado con su cuenta institucional (.gov.ar / .edu.ar). Si aún no lo tiene: la cuenta de correo la gestiona el Jefe o Autoridad responsable del área según la sección Correo electrónico oficial – Solicitudes a Análisis, y el usuario GDE se solicita según el instructivo Solicitud de usuario y roles en GDE.
Paso 2: Acuerdo previo con la Responsable. Todo cambio de día u horario, y toda tardanza a compensar, se acuerda con Claudia Federici por el medio habitual (presencial, correo institucional o mensaje). Recién con ese acuerdo se completa el formulario.
IMPORTANTE: REGLAS DE LA OFICINA PARA TARDANZAS Y COMPENSACIONES
Nada se cambia ni se compensa sin acuerdo previo con Claudia Federici. Un documento generado sin ese acuerdo no corresponde y no será firmado.
Cuándo se usa este formulario: para un cambio de día u horario previsto con anticipación, o para una tardanza o inasistencia ya ocurrida cuando se coordinó con la Responsable compensarla con otro día u otro horario.
Cuándo se genera: el documento puede generarse antes del cambio (cuando ya se sabe con anticipación) o después de sucedido el hecho, siempre con el acuerdo ya dado.
Qué se registra: en cada fila del formulario, el día, fecha u horario que no se cumple (o la tardanza), el día, fecha u horario por el que se cambia o compensa, y una observación breve con el motivo. Un mismo formulario admite hasta siete cambios.
Sin comprobantes: este trámite no requiere documentación adjunta. El respaldo es la firma digital de ambas partes en GDE.
Paso 3: Acceso a GDE. Ingresar a GDE – Acceso al sistema con usuario y clave. Se abre el Escritorio Único (EU).
Paso 4: Desde el Escritorio Único, ingresar al módulo GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales), donde se produce y firma el documento.
¶ ETAPA II - DESCARGA Y COMPLETADO DEL FORMULARIO
SISTEMA: [PDF] (fuera de GDE, en la PC del agente)
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: Descargar el formulario completable y guardarlo en la PC: Descargar Formulario de Autorización por Tardanzas o Compensación (PDF).
Paso 2: Abrir el PDF con un lector que permita completar formularios (Adobe Acrobat Reader o el propio navegador) y completar los datos del encabezado:
Lugar y fecha de la presentación.
Legajo / CUIL.
Apellido y Nombres.
Cargo / Función que desempeña.
Sector / Escuela: Coordinación de Sistemas y el área correspondiente (Soporte al Usuario, Análisis o GDE).
Paso 3: Completar la tabla de cambios, una fila por cada cambio acordado:
Día, fecha u horario a cambiar: el día, la fecha o el horario que no se cumple, o la tardanza (por ejemplo: lunes 03/08/2026, 8:00 a 9:00).
Día, fecha u horario cambia por: el día, la fecha o el horario en que se compensa (por ejemplo: viernes 07/08/2026, 14:00 a 15:00).
Observaciones: motivo breve (por ejemplo: tardanza por trámite personal, acordado con la Responsable).
Paso 4: En los espacios de firma, escribir únicamente las aclaraciones: en Firma del Agente / Solicitante el apellido y nombre del agente, y en Firma y Sello Autoridad Responsable el nombre de la Responsable de la oficina (Claudia Federici). No firmar ni sellar holográficamente.
Paso 5: Guardar el PDF con los datos cargados y un nombre identificable, por ejemplo:
2026-09 - COMPENSACIÓN - APELLIDO, Nombres - DNI.pdf. Volver a abrirlo para verificar que los datos quedaron guardados.
IMPORTANTE: NO firmar el PDF ni incluir imágenes de firma o sello. El formulario se importa en GDE y, al firmarlo con certificado, queda firmado digitalmente por el agente y por la Responsable de la Coordinación, que es quien autoriza.
¶ ETAPA III - INICIO DEL DOCUMENTO EN GEDO
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: En GEDO, solapa Mis Tareas → Buzón de Tareas Pendientes → presionar Inicio de Documento.
Paso 2: En la ventana Iniciar Producción de Documento, en el campo Documento Electrónico escribir NIFC1 y seleccionarlo. En Descripción del tipo de documento debe leerse: "Nota Importada con Firma Conjunta - Comunicable".
Paso 3: Presionar Producirlo yo mismo (no utilizar "Enviar a Producir").
Paso 4: Aparece el mensaje de Confirmación: "El documento exige firma conjunta, la lista de firmantes no ha sido completada y en caso de continuar deberá ser cargada antes de enviar a firmar el documento. ¿Desea continuar?". Presionar Sí. La lista de firmantes se carga en la etapa siguiente.
¶ ETAPA IV - PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Se abre la ventana Producir documento. Completar los siguientes elementos en orden:
Paso 1: Referencia: completar exactamente con uno de estos dos formatos, según el caso, reemplazando los datos propios (el año y mes son los del cambio o la tardanza):
COMPENSACIÓN - APELLIDO, Nombres (Nº de DNI) AÑO/MESTARDANZA - APELLIDO, Nombres (Nº de DNI) AÑO/MES
Ejemplos:
COMPENSACIÓN - PÉREZ, Juan Carlos (12345678) 2026/08TARDANZA - PÉREZ, Juan Carlos (12345678) 2026/08.
Paso 2: Seleccionar Archivo: presionar Seleccionar Archivo y elegir el PDF del formulario completado en la Etapa II. Verificar que el nombre del archivo quede visible junto al botón. Este PDF es el documento que se firma.
IMPORTANTE: el formulario va en Seleccionar Archivo. No cargar nada en "Archivos de Trabajo": lo que se carga allí no queda firmado ni integra el documento. Este trámite no lleva archivos embebidos.
Paso 3: Destinatarios: presionar Destinatarios. En la ventana Definir Destinatarios cargar:
Destinatario: MEMANZANO (Marcela Manzano), encargada de las licencias de la Coordinación de Sistemas.
Copia: CFEDERICI (Claudia Federici) y el propio usuario del agente, agregando cada uno con el ícono .
Presionar Aceptar.
NOTA: la copia al propio usuario es obligatoria: es la forma en que el agente recibe la autorización ya firmada en su bandeja de Comunicaciones Oficiales.
Paso 4: Firmantes: presionar Modificar Lista Firmantes. En la ventana Firma Conjunta, en el campo Usuario escribir y seleccionar el propio usuario y presionar Agregar.
Paso 5: Aparece el mensaje: "El usuario firmante seleccionado no tiene definido un usuario revisor de documentos de firma conjunta en su perfil de Escritorio Único...". Presionar No.
IMPORTANTE: siempre que aparezca el mensaje de usuario revisor, responder NO. Este trámite no lleva revisor. El mensaje se repite al agregar cada firmante y al enviar a firmar.
Paso 6: Agregar la segunda firmante: escribir Claudia Federici (CFEDERICI - DTI#DGE), presionar Agregar y responder No al mensaje de revisor. La lista debe quedar con dos firmantes en este orden: primero el agente, segunda Claudia Federici. Presionar Guardar.
NOTA: GEDO informa que la repartición del último firmante es la que numera el documento. Es correcto: el documento recibirá su número al firmar Claudia Federici.
Paso 7: No es necesario tildar la casilla "Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme", ya que esta por defecto.
Paso 8: Presionar Previsualizar Documento y verificar que el archivo mostrado sea el formulario correcto, con el encabezado y la tabla de cambios completos.
Paso 9: Presionar Enviar a Firmar. Vuelve a aparecer el mensaje de usuario revisor: responder No. Luego se informa "El proceso de firma del documento se ha iniciado correctamente": presionar OK.
¶ ETAPA V - FIRMA DEL AGENTE
SISTEMA: [GDE] – Módulo GEDO.
ROL: AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: En GEDO, solapa Mis Tareas → Buzón de Tareas Pendientes, aparece la tarea Firmar Documento con la referencia del documento y tipo Solicitud Licencia Firma Conjunta. En la columna Acciones, presionar la flecha (Ejecutar).
Paso 2: En la ventana Firma De Documento se muestra la vista previa del formulario. Verificar que sea el correcto y presionar Firmar con Certificado. Dejar vacíos los campos Usuario Revisor y Mensaje para revisión.
IMPORTANTE: se firma únicamente con "Firmar con Certificado". No corresponde "Firmar con Token USB" ni "Enviar a Revisar".
Paso 3: Firmado por el agente, el documento pasa automáticamente a la bandeja de firma de Claudia Federici. La tarea desaparece del buzón del agente y no hay nada más que hacer hasta la segunda firma.
¶ ETAPA VI - FIRMA DE LA RESPONSABLE Y RECEPCIÓN
SISTEMA: [GDE] – Módulos GEDO y CCOO.
ROL: RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN (CFEDERICI) y AGENTE SOLICITANTE.
Paso 1: Claudia Federici firma el documento como Autoridad Responsable: su firma digital es la autorización del cambio o de la tardanza. Con la segunda firma, el documento adquiere su número oficial GDE y queda firmado por ambas partes.
Paso 2: El documento firmado se remite automáticamente: a MEMANZANO como destinataria, para su registro, y en copia a CFEDERICI y al agente, que lo recibe en la Bandeja CO del módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO).
Paso 3: Si se tildó la casilla de aviso en la Etapa IV, el agente recibe además un correo electrónico informando que el documento fue firmado.
RESULTADO DEL TRÁMITE
Tardanza o cambio de día u horario autorizado con la firma digital de la Responsable de la Coordinación.
Documento con número oficial GDE, recibido por la encargada de licencias para su registro.
Copia del documento firmado en la Bandeja CO del agente y aviso por correo.
Se repite el procedimiento por cada tardanza o cambio que se acuerde.